Kamu alımları ile her yıl büyük miktarlardaki kamu kaynağının piyasadaki aktörlerince karşılanması söz konusu olup, alım süreci ise, idare ile istekli konumunda bulunan firma veya gerçek kişileri karşı karşıya getirmektedir. Bahse konu alım süreci birçok mevzuatı ilgilendirmekle birlikte, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve anılan Kanunla kurulan Kamu İhale Kurumu (KİK) tarafından hazırlanan esasların süreçte belirleyici olduğunu söyleyebiliriz.

4734 sayılı Yasanın 1'nci maddesinde de yer adlığı üzere, Kanunun amacı, kamu hukukuna tâbi olan veya kamunun denetimi altında bulunan veyahut kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları ihalelerde uygulanacak esas ve usulleri belirlemek olarak ortaya konulmuş olup, Yasanın "Tanımlar" başlıklı 4’üncü maddesinde de alım süreçlerine ait temel kavramlara yer verilmiştir.

Söz konusu tanımlarda yer aldığı üzere, "İhale";Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri ifade etmekte iken, "Sözleşme" ise, Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı ifade etmektedir.

Diğer taraftan, anılan Yasanın 7'nci maddesinde de ihale işlem dosyasına ait bilgilere yer verilmiş olup bu dosyada ise; ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı(1), ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunmaktadır.

Konumuz açısından önem arz eden ve aynı zamanda ihale sürecinin en önemli unsurlarından birini ise yaklaşık maliyet hesaplama süreci oluşturmaktadır. İhale sürecinin sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılması açısından bu maliyet hesaplama yöntemi önemlidir. Keza, ihale ilan süresi, KİK'e itiraz şikâyet bedeli, aşırı düşük fiyat teklif sorgulaması gibi birçok işlem açısından bu hesaplama yöntemi önemli rol oynamaktadır.

Bu kadar önem arz eden yaklaşık maliyetin isteklilerce bilgi edinme kapsamında öğrenilmesi ve eki belgelerin talep edilmesinin başta ihale mevzuatı olmak üzere 09/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Yasası kapsamında durumu açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.