Bilindiği üzere işletmelerin faaliyetlerinin gereği olarak muhtelif kişi ve kuruluşlarla ilişkileri vardır. İşletmelerin; mal ve hizmet satın alınan kişiler, mal satılan veya hizmet ifa edilen kişi ve kuruluşlar, mal almaları veya satmaları muhtemel olan kişi ve kuruluşlar ve kredi kuruluşları ile ilişkileri söz konusudur. Bu kişilerle iyi ilişki içinde bulunmak, işletmelere müşterilerini koruma ve tedarik garantisini sağlar, ayrıca uygun fiyatlarla mal ve hizmet alımına yardımcı olur. İşletmelerin toplumdaki bilinirliği, markasının bilinir ve güvenilir olması da önemlidir. Bu durum bankalar nezdinde ve ürettikleri malların muhtemel alıcıları ile tedarikçileri üzerinde olumlu etki yaratır. İşletmeler bütün bu nedenlerle temsil ve ağırlama harcamaları yapmaktadır.

Temsil harcamaları belirli bir mevkinin veya şirketin üçüncü kişiler nezdinde saygınlığını sağlamak ve korumak için yapılan harcamalardır. Bu tür harcamaların diğer bir faydası da üçüncü kişiler nezdinde söz konusu mevkide bulunan kişi ve şirket hakkında olumlu düşüncelerin oluşumunu sağlamaktır.

Ağırlama harcamaları ise üçüncü kişilerin konuk olarak kabul edilip onların hoş vakit geçirmelerini ve belirli ihtiyaçlarını karşılamak için yapılan harcamalardır. Temsil ve ağırlama harcamaları çoğu zaman iç içe giren kavramlardır ve bu nedenle uygulamada birlikte değerlendirilir.

Temsil ve ağırlama harcamaları reklam harcamalarından veya satışı artırmaya yönelik direkt harcamalardan farklıdır. Bununla birlikte, çoğu zaman yapılan bir harcamanın temsil ve ağırlama harcaması mı yoksa reklam harcaması mı olduğunu kesin olarak ayırmak oldukça zordur.

Temsil ve ağırlama giderleri günümüzde yaygın olarak yapılmakta ve çoğunlukla bu giderler, işletmelerin ticari ilişki içinde bulunduğu işletme ve kişilerle sınırlı da kalmamaktadır. İşletmelerin ticari açıdan ilişkide bulunmadığı kişiler veya işletmeler için yaptıkları harcamaların, ticari faaliyetle doğrudan ilgisinin olmadığı açıktır. Ancak ticari hayatta bulunan işletmelerin, bu tür giderlerinin bulunmaması da düşünülemez. Bu nedenle, işletmenin büyüklüğü, faaliyet konusu, ilişkide bulunduğu işletme ve kişilerin durumu dikkate alınarak, işle doğrudan ilişkisi olmasa da belirli ölçüler ve sınırlar içinde yapılan harcamaların, temsil ve ağırlama gideri olarak dikkate alınması kabul edilmektedir.

TEMSİL VE AĞIRLAMA HARCAMALARININ GİDER KAYDI