Karara göre işverenin iletişim araçlarının sahibi olması işverene sınırsız denetim yetkisi vermiyor. Çalışanın işverenin söz konusu iletişim araçlarının denetleneceğine dair önceden açık biçimde bilgilendirilmesi, denetimin meşru amaçla sınırlı ve ölçülü yürütülmesi gerekiyor. Gizli izleme ve çalışanların bütün işlemlerini ayrım yapmadan kaydetme hukuka aykırı sayıldı.

Çalışanın önceden bilgilendirilmediği gizli izleme yöntemleri ile bütün işlemleri ayrım gözetmeden kaydeden araçlarla yapılan denetimler hukuka aykırı sayılacak.  

Denetimin çalışanın bilgisi dahilinde, öngörülebilir bir çerçevede yürütülmesi gerekiyor. Elde edilen veriler de yalnızca denetim amacının gerektirdiği süre boyunca saklanabilecek.

Kararda, işverenin yönetim hakkı ile çalışanın kişisel verilerinin korunmasını isteme hakkı ve haberleşme özgürlüğü arasında denge kurulması gerektiği vurgulandı. Denetimin amacı, kapsamı ve yöntemi konusunda çalışanlara somut bilgi verilmesi; yazışma içeriklerine erişimin ise daha güçlü gerekçelere dayanması gerektiği belirtildi.

Kurul, iletişim araçlarının işverene ait olmasının veya işyerinde kullanılmasının, işverene sınırsız ve mutlak bir denetim yetkisi tanımadığını açıkça ortaya koydu.  Çalışanın e-posta içeriği okunmadan yalnızca trafik ve işlem kayıtlarının incelenmesi de kişisel veri işleme faaliyeti sayılıyor. Bu nedenle içerik denetimi kadar trafik ve kayıt incelemeleri de kişisel verilerin işlenmesine ilişkin şartlara, aydınlatma yükümlülüğüne ve veri güvenliği kurallarına tabi olacak.

Karar yalnızca kurumsal e-posta hesaplarını kapsamıyor. Kurum içi mesajlaşma uygulamaları, kurumsal anlık iletişim hesapları, müşteri ilişkileri ve talep yönetim sistemleri ile toplantı platformlarının sohbet ve kayıt alanları da somut olayın özelliklerine göre değerlendirilecek.

İşverenin çalışanı, denetim başlamadan önce açık ve anlaşılır biçimde bilgilendirmesi gerekiyor. Yalnızca kurumsal e-posta hesabının denetlenebileceğini belirten genel ifadeler, bilgilendirme şartının sağlandığı ve aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiği anlamına gelmeyecek.

Çalışana yapılacak açıklamada veri işlemenin hukuki sebebi, amacı ve kapsamı belirtilmeli. Denetimin trafik kayıtları üzerinden mi yoksa yazışma içerikleri incelenerek mi yapılacağı, içeriğe hangi durumlarda erişileceği, verilerin ne kadar saklanacağı ve çalışanın kanun kapsamındaki hakları da somut biçimde anlatılmalı.

Önceden bilgilendirilmeyen çalışanın, kişisel verilerine ve haberleşme özgürlüğüne müdahale edilmeyeceğine ilişkin makul beklentisi gözetilecek.

İşveren, işyerindeki iletişim araçlarının özel amaçlarla kullanılmasına ilişkin kurallar belirleyebilecek. Ancak bu kuralların açık, anlaşılır ve çalışan tarafından bilinebilir olması gerekiyor. Kararla özel kullanımın yasaklanması veya belirli şartlara bağlanması halinde bunun çalışana açıkça duyurulması isteniyor. Bununla birlikte, özel kullanımın yasak olduğu işyerlerinde de denetim sürekli ve aralıksız gözetim şeklinde yürütülemeyecek.