Ahmet ESEN

KAYITLARIN YERİNDELİĞİ

Dönem sonunda ilke olarak kayıtların yerindeliği ve belgelerinin olup olmadığı araştırılır, noksan belge varsa bunlar temin edilir, belgesiz kayıtlar varsa belgesi sağlanır, eğer belge sağlanamaz ise bu kez kayıtlar ters kayıtla kapatılır, zira belgesiz kayıtlar vergicilikte geçersiz sayılır. Bu konudaki yasa hükmü aynen;

“Bu Kanunda aksine hüküm olmadıkça bu Kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir.”

“Defter tutmak mecburiyetinde olmayan mükellefler vergi matrahlarının tespiti ile ilgili giderlerini tevsike mecburidir.” (VUK md. 227)

şeklindedir.

Bu hükme göre tevsik edilmeyen kayıt ve giderler, vergi matrahının tespitinde kabul edilmez.

Giderlerin tevsiki öncelikle VUK’da yazılı belgelerle, Borçlar Kanununda yer alan hükümlerle veya Medeni Usul Hukuku’nda sayılan vesikalarla ve ilgili diğer mevzuatlarda saylan geçerli belgelerle tevsik edilir.

Bu şekilde tevsik edilmeyen giderler vergi matrahının tespitinde kabul edilmez, giderleştirilmesi halinde, beyannamede gösterilen vergi matrahına eklenir ve ikmalen veya resen vergi salınır. Vergi cezası kesilir veya gecikme zammı uygulanır.

KAYIT NİZAMI

Türkçe Tutma ve Türk Parası Kullanma Zorunluluğu

1- Vergi Usul Kanununa göre tutulacak defter ve belgeler Türkçe tutulması zorunludur. Ancak Türkçe Kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başa dilden kayıt da yapılabilir.

1-a) Kayıt ve belgelerde Türk parası kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilmek şartı aranmaz. (VUK md. 215)

Yanlış Kayıtların Düzeltilmesi

Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafında veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

Deftere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır. (VUK md. 217)

Boş Satır Bırakılamaz Sayfalar Yok Edilemez

Defterlerde kayıtlar sırasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.

Ciltli defterlerde, defter sayfaları, ciltten koparılamaz. Tasdiki müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. (VUK md. 218)

KAYIT NİZAMI

Muameleler defterlere zamanında kaydedilir. Şöyle ki;

a) Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların “On günden fazla” geciktirilmesi caiz değildir.

b) kayıtlar devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkililerin imza ve paragrafını taşıyan mazbut belgelere dayanarak yürütülen işletmelerde, işlemlerin bunlara işlenmesi defter kaydı hükmündedir ve 45 günden fazla sarkıtılamaz (VUK md. 219)

DEFTERLERİN TASDİKİ

MALİYE VE TİCARET BAKANLIĞININ DEFTERLERLE İLGİLİ TEBLİĞ ÖZETLE ŞÖYLEDİR.

DEFTERLERİN AÇILIŞ VE KAPANIŞ ONAYLARI

Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya ve kullanılmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayında önceki ayın son gününe kadar noter tarafından yapılır. (Adı geçen Tebliğ no:13)

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakerenin yeterli yaprakları var bulunmak kaydı ile izleyen hesap döneminde de açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması nedeniyle veya başka sebeplerden ortadan kalması örneğin yangın, sel basması, çalışması gibi sebeplerden ortadan kalkması halinde defterler kullanılmaya başlanmadan önce onaylatılması zorunludur.

Defterlerin sel basması, yangın, çalınma gibi hususların inandırıcı ve geçerli belgelere ispatlanması sahipleri tarafından zorunludur, ispatlama inandırıcı olmaz, belgeler geçerli sayılmaz ise vergi ya ikmalen ya da resen salınır.

KAPANIŞ ONAYI YAPILACAK DEFTERLER

Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylattırılması zorunludur. (Adı geçen Tebliğ. 15)

TEBLİĞ HÜKÜMLERİNE UYULMAMASININ YAPTIRIMI

Bu tebliğ Türk Ticaret Kanununun 64. Maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. (md.2)

Bu nedenle bu tebliğe aykırı işlemlere ilişkin yaptırımlar da Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinde yazılı hükümlere göre uygulanacaktır. Buna göre cezai yaptırımla TTK nın 64. Maddesinde yapılan atıflar çerçevesinde TTK nın 562. Maddesinde öngörülmüş olup her bir işlem için dört bin liradır.

DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI

Tasdike tabi defterleri kullananlar, bunları şu zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdur.

1-Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterlerin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda

2-Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterlerin kullanılacağı hesap döneminde önce gelen son ayda

3-Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce vergi muafiyetikalkanlar muafiyetten çıkma tarihinden başlayarak “on gün” içinde

4-Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce

Onaylatmak zorundadır. (VUK md. 221)

TASDİKİ YENİLEME

Yeterli yaprakları olduğu için defterleri ertesi yılda da kullanmak isteyenler bunları Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yenileme mecburdurlar. (VUK md. 222)

TASDİK MAKAMI

Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahının bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur.

Defterler anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret müdürlüğünce tasdik ettirilir. (VUK md. 223)

Not: Tasdike yetkili olmayan noterlerin, herhangi bir şekilde tasdik işlemi yapması durumunda tasdikin geçersiz olacağına dair bir hükme yer verilmemiştir. Bu nedenle yapılan tasdikin geçerli olduğunu kabul etmek yerindedir kanaatindeyiz.

TASDİK ŞERHİ

Noterlerin yapacağı tasdik şerhleri ile anonim ve limited şirketlerin kuruluşu aşamasında ticaret sicil memurlarınca yapılacak tasdik şerhleri defterlerin ilk sayfasını yazılı ve işleme tabi olana ait bilgileri ihtiva eder. (VUK md. 224)

TASDİK ŞEKLİ

Defterler aşağıdaki şekilde tasdik olunur.

Ciltli defterlerin tasdik esnasında sayfaların sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker tasdik makamının mührü ile mühürlenir.

b)Muharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilen müesseseler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı, yukarıdaki esaslara göre tasdik ettirirler. Tasdikli yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmadan evvel tasdike arz olunur. (VUK md. 225)

Not: Kayıtlar tasdik ettirilen yaprakların tasdikli yüzüne yapılır, tasdiksiz olan arka sayfaya yapılan kayıtlar geçersiz sayılır.

BİLANÇO ÇIKARILMASI

Bilanço dönem olarak yıllık esasa göre çıkarılır. Bilanço çıkarılmasına ilişkin usul ve esaslar,

“MUHASEBE SİSTEMİ UYGULAMA GENEL TEBLİĞİ’nde geniş olarak açıklanmıştır ve bilanço ile gelir tablosu bu esaslara göre düzenlenir.

Düzenlemede “DÖNEMSELLİK” ilkesine uyulmak zorunludur. Dönemsellik kavramı, işletmenin sürekliliği kavramı uyarınca sınırsız kabul edilen ömrünün, belli dönemlere bölünmesi ve her dönemin faaliyet sonuçlarının diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanmasıdır. Bu da yıllık gelirin hesaplanması anlamını taşır.

GELİRİN ELDE EDİLMESİ

Gelirin elde edilmesi, o gelire ekonomik, iktisadi ve fiilen sahip olmayı, onu yasalar çerçevesinde tasarruf edebilmeyi, kullanmayı, başkalarının aleyhine olarak şekilde istismar etmemeyi ifade eder.

Yasalar ve hiçbir hukuk kuralı elde edilen gelirin üçüncü kişi ve başkalarının aleyhine kullanmaya izin vermemektedir.

Yedi çeşit gelir unsuru vardır ve bunların vergiye tabi tutulması için “ELDE EDİLMESİ” gerekir.

ENVANTER

Genel anlamda envanter, bir gerçek kişiye, bir şirkete, bir kuruma ait, iktisadi bir değeri olan varlıkları tespit edip bir liste halinde ortaya koymaktadır.

Envanter, özellikle vergileme ile ilgili önemi olan işlemler anlamını taşır ve yasal tanımı da şöyle yapılmıştır.

ENVANTER ÇIKARMAK

“Envanter çıkarmak bilanço günündeki mevcutları alacak ve borçları saymak ölçmek tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmektir.

“Sayılması ve ölçülmesi mutad olmayan değerler tahmin yoluyla bulunur. “ (VUK md. 186)