Çalışma hayatında belgelerin ve belgeler içinde de tutanakların ayrı bir önemi vardır.

Tutanaklar söylenen sözleri, yaşanan olayları ve bunların sonuçlarını belgelendiren metinlerdir. Herhangi bir olay, fiili durum sonucunda yapılan şeylerin, edinilen bilgilerin, belgelerin, düşüncelerin belli bir düzene göre yazılı hale getirilmesine tutanak/zabıt/tutulga/ zabıtname/mazbata, denmektedir.

Tutanakların tespit işlevi vardır: “Duydum”, “geldi”, “teslim aldım”, “düştü”, “görüldü”, “gelmedi”… vs, şeklindeki fiili bir durumu belirtmektedir. Bu nedenle, fiili bir durum, sabit olan bir husus şimdiden ilgilisi ve şahitleri ile birlikte yazıya aktarılarak belgelenmektedir. Dolayısıyla tutanakların yorum, değerlendirme, görüş içermemesi, içerisinde şüpheli bir durumu bulundurmaması, gerekir.